Иногда хорошие методики и инструменты помогают нивелировать проблемы, возникающие в бизнесе. Хочу поделиться такими приемами и советами по их использованию:
- Начните с зарядки. Я подразумеваю не только физическую зарядку, но и ментальную. Это могут быть тренажеры типа Wikium, чтение статьей (и написание), книг и т.д. Зарядка позволит Вам разогреться и подготовиться к рабочему дню. В обычной ситуации роль разогрева обычно выполняет дорога на работу. Только не читайте до завтрака газет!
- Определите свое рабочее пространство, правила и время. Определитесь с тем, где Вы планируете проводить свое рабочее время, если у Вас нет кабинета. Данное место должно содержать минимум отвлекающих факторов, типа телевизора. Обязательно составьте свой рабочий график, который будет учитывать перерывы и обед. Если у Вас нет личного кабинета или комнаты, то необходимо определить правила для "домашних", когда Вас нельзя отвлекать. Это может быть флажок или надетые наушники.
- Одевайтесь как на собеседование. Ну или хотя бы так, чтобы внезапный видеозвонок от начальника, коллеги или партнера не застал Вас врасплох и не заставил судорожно надевать приличную одежду. В моей практике был случай, когда во время селекторного совещания вызвали дежурное подразделение по видеосвязи, а там - сотрудник в майке, трусах и тапках... Некоторые компании требуют, чтобы сотрудники дома были одеты в форменную одежду, я разделяю данный подход, т.к. форма всегда обязывает.
- Доверие и прозрачность. Проводите регулярные встречи в подразделениях и командах, обсуждайте что вы собирались сделать, что сделали и что планируете сделать. Также делитесь проблемами и опасениями. Так не только Ваш руководитель будет в курсе дел, но и Ваши коллеги подумают, как Вам помочь.
- Все встречи - исключительно по видеоконференциям. Забудьте о WhatsUp и звонках. Планируйте и проводите все встречи по видеоконференции. Это необходимо для поддержания собственного настроения и настроения своих коллег, т.к. видя лица других людей Вы сможете легче переносить изоляцию дома.
- Внедрите системы управления и контроля. Если Вы еще этого не сделали, то сейчас это уже необходимость. Необходимо использовать такие инструменты, которые позволят планировать выполнение задач и проектов, а также делиться прогрессом с остальными участниками команды. Такие инструменты помогают упорядочить хаос и взять ситуацию под контроль, особенно в условиях пандемии.
- Настройте ваши коммуникации. Определите способы, через которые Вы будете осуществлять коммуникации. Такие системы должны поддерживать ощущение присутствия у собеседника. Например, в моей практике, использовали видеоконференции с веб-камерами в течение всего рабочего времени. Так коллеги видели друг друга и могли задать вопрос, не создавая новых конференций - все как в опенспейсе. Иногда достаточно использовать корпоративные чаты.
- Интегрируйте ваши инструменты. Отлично, если ваши инструменты интегрируются друг с другом, тогда обмен информацией становится более быстрым, а сами коммуникации более прозрачными. Многие чаты сегодня поддерживают ботов, которые могут выполнять задачи микроавтоматизации.
- Коммуницируйте. Общение во время удаленной работы важно, намного важнее, чем в офисе, поэтому все инструменты окажутся непригодными и не дадут результатов, если Вы не будете общаться с коллегами и своей командой.
- Найдите способ вовлечь собственников в общение и коммуникации. Один из самых трудных, но необходимых пунктов. Необходимо, чтобы собственники/stakeholders/заинтересованные лица, принимали активное участие в самих инструментах удаленной работы. К сожалению, это не очевидно для многих собственников, что они должны быть на передовой и своим примером показывать, что процессы работают и жизнь в организации с приходом коронавируса не остановилась.
Надеюсь данные советы помогут выжить Вам и вашему бизнесу в эти нелегкие времена!